Comunícate con los ponentes al menos unos días antes del acto para concretar el enfoque de cada uno y conocer sus necesidades técnicas para la exposición.

Aprovecha para solicitarles información curricular y una síntesis de su ponencia, que te servirá posteriormente para elaborar las conclusiones de la mesa.

Prepárate para adoptar una actitud discreta durante el desarrollo del acto: eres imprescindible, pero no la persona más importante.

Disponte a pasar inadvertido y a asumir que los verdaderos protagonistas serán los ponentes de la mesa, así que habla lo estrictamente necesario y cede el tiempo a tus invitados y al público.

Convoca a los ponentes invitados al menos 30 minutos antes de empezar la mesa para comprobar que todos están preparados y en condiciones de comenzar a tiempo.

Verifica que han probado las diapositivas u otros dispositivos y que conocen la utilización del puntero.

Negocia previamente con los ponentes el tiempo del que dispondrán para su exposición y los mecanismos que utilizarás para controlarlo.

Desconfía de quienes afirman que van a ser muy breves, pues a menudo quieren decir que son incapaces de controlarse. Respeta igualmente el tiempo asignado a cada uno, ellos no deberían asumir las consecuencias de los retrasos por una deficiente organización del acto.

Comienza la sesión con un saludo ingenioso que despierte el interés de los asistentes y procura crear un clima agradable.

De forma muy breve, introduce la temática de la mesa e informa sobre la dinámica que va a seguir.

Presenta a los ponentes en el mismo orden en que van a intervenir, indicando en 50 palabras los datos más relevantes de cada uno en relación a la temática de su ponencia.

Entrena la pronunciación de sus nombres y apellidos para que parezca que te son familiares. Al cederles la palabra, comienza la responsabilidad de cada cual.

Sé implacable en el control del tiempo asignado a cada ponente, pero sé cortés al reclamarlo.

Si el ponente se muestra incapaz de controlarse, pide tres minutos antes de finalizar que vaya a las conclusiones, y si transcurridos estos persiste, reclama al público un aplauso. Pero hazlo a la vez que agradeces el esfuerzo del ponente ante la dificultad de sintetizar una materia tan densa.

Pide a los ponentes que apaguen el teléfono móvil durante el acto, si ellos no atienten al colega que habla, mucho menos lo hará el público.

Hazlo tú también, salvo que lo utilices como cronómetro. Evita que los ponentes abandonen la mesa durante el acto si no es por razones de emergencia.

Atiende a las intervenciones de los ponentes y toma nota de las ideas más innovadoras.

Utilízalas para preparar algunas preguntas para animar el coloquio y, una vez ordenadas, para completar la síntesis del contenido de la mesa.

Pon buena cara y utiliza el sentido del humor ante eventuales interrupciones (dificultades de sonido, fallo de dispositivos, caída de la luz, etc.), reanuda solo cuando todo esté solucionado.

No luches contra las adversidades y evita los nervios o hacer gestos de desesperación, transmite siempre tranquilidad y eficacia.

En el coloquio, motiva al público (y a los propios ponentes) para que hagan preguntas concretas o comentarios muy breves y así favorecer el mayor número de intervenciones.

Aguanta el silencio inicial antes de utilizar las preguntas que tienes preparadas para salvar el coloquio, el público necesita su tiempo. Evita que nadie monopolice el coloquio e impide las discusiones interminables.

Como despedida, señala en 100 palabras las aportaciones más destacadas de la mesa y agradece a todos su colaboración.

Envía después una carta de cortesía a los ponentes para agradecerles su participación en la mesa.