TEMAS DE ACTUALIDAD

Organización funcional de los laboratorios de análisis clínicos

Francisco José Fraiz

Laboratorio de Análisis Clínicos Dr. Valenzuela. Pontevedra

Palabras clave: laboratorio clínico; organización del laboratorio; sistemas de aseguramiento de la calidad.
Key Words: clinical laboratory; laboratory organizatión; quality assurance system.

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Recibido: 18-VII-02
Aceptado: 11-XII-02
Correspondencia: Francisco José Fraiz Álvarez
Trav. Da Eiriña nº 11 1º A - 36004 Pontevedra
e-mail: kiko2812@hotmail.com

Introducción

El crecimiento de la demanda de determinaciones analíticas ha sido impresionante en los últimos años. Ello se debe a una mayor presión social pero también a la aparición de nuevas determinaciones, al abaratamiento de los costes y al recorte en los tiempos de espera de los resultados. Tampoco debemos desdeñar otras causas como el hecho de que el diagnóstico y el seguimiento clínico dependan cada vez más de las pruebas del laboratorio.

Esta demanda ha conducido a una transformación en la organización de los laboratorios. De modo que las tendencias actuales caminan hacia laboratorios grandes con una elevada capacidad de procesado de muestras. De esta forma se rentabiliza mejor la inversión, puede invertirse más en control de calidad y es posible una organización más rigurosa.

También se ha producido un aumento en el número de trabajos publicados sobre las técnicas del laboratorio y su aplicaciones clínicas, pero no son abundantes los trabajos que hablen sobre la gestión funcional de los laboratorios, y aun menos sobre la organización de los laboratorios de titularidad privada.

En este trabajo pretendemos aportar nuestra experiencia, aunque no de manera exhaustiva, en la organización funcional de un laboratorio con la creencia de que puede ser de utilidad para otros laboratorios de características similares.

Presentación del laboratorio

El laboratorio de Análisis Clínicos Dr. Valenzuela es un laboratorio privado de ámbito hospitalario/ambulatorio situado en la ciudad de Pontevedra; asiste además de a los pacientes que acuden al centro a tres clínicas y cuatro policlínicas de la ciudad y municipios limítrofes. Atiende una media de 150 pacientes/día de los cuales un 40 % corresponden a los atendidos en el propio laboratorio y el resto proviene de los centros concertados. Su plantilla es de 4 facultativos,(2 especialistas en análisis clínicos, un especialista en microbiología y un cuarto que es anatomopatólogo), un diplomado en enfermería, 4 técnicos especialistas de laboratorio y dos administrativos. Funciona con horario continuo de 8 a 20:30 h y dispone de un servicio permanente de guardia.

Objetivos

Hace tres años este laboratorio se marcó básicamente dos objetivos:

Dotar al laboratorio de una disciplina organizativa tanto en los procesos del laboratorio como en los confluentes que permitiera optimizar los recursos, garantizar una prestación de servicios ágil y dinámica y mejorar los niveles de calidad y rendimiento; todo esto como paso previo para implantar un sistema de calidad total y obtener la acreditación por un organismo con acuerdos de reconocimiento mutuo en Europa.

Infraestructura

Lógicamente un laboratorio debe adaptarse al espacio y a la inversión disponible por lo que no existe un único patrón de organización. El primer concepto que tuvimos en cuenta fue el de espacios abiertos pensados para una cómoda circulación del personal. Este diseño de espacios abiertos facilita que el laboratorio pueda adecuarse en el futuro a las nuevas necesidades sin apenas obras.

La distribución que se diseñó fue la siguiente:

* Sala de espera con los elementos necesarios para una correcta atención a los usuarios.

* Recepción. Es lo que normalmente se conoce como secretaría. Se encuentra en un lugar intermedio entre la sala de espera y la de toma de muestras y cuenta con acceso directo desde el exterior. Funciona como recepción de pacientes y entrega de resultados, en ella se comprueba que los volantes son correctos, se introducen las peticiones en el sistema informático, se reciben muestras que no requieren extracción y se resuelven en general todos los problemas de atención al paciente. Para facilitar y mejorar el trabajo cuenta con protocolos escritos de recogida de muestras que se entregan a los pacientes junto con los contenedores apropiados para cada muestra.

* Sala de toma de muestras dotada de sillones con apoyabrazos y una camilla. En la toma y recogida de muestras hemos procurado facilitar el flujo de pacientes, garantizando una atención individualizada y preservando la intimidad, para lo cual anexas a esta sala se han diseñado un "box" cerrado que se emplea para tomas especiales y pruebas funcionales y un aseo que facilita la obtención de algunas muestras por parte de los pacientes.

* Zona de separación y distribución de muestras. Es la zona donde se procede a la verificación, clasificación y preparación de las muestras y se organizan los envíos para pruebas externas. Está contigua a la zona de toma de muestras y se divide en dos subzonas: zona de recepción donde se depositan los contenedores en que han sido transportadas las muestras y los correspondiente impresos de solicitud y, zona de procesado donde se encuentran las centrífugas para la obtención de sueros y plasmas y se separan las alícuotas para las diferentes secciones. Este proceso de distribución es un paso crítico, si no está bien organizado puede necesitar mucho tiempo y ser origen de numerosos errores por intercambio de muestras o mezclas de estas. Es también un lugar donde deben de extremarse las precauciones para evitar riesgos de contagio, siendo norma del laboratorio el uso obligatorio de guantes.

* La zona de procesado de las muestras se ha diseñado como una sala que permite la distribución del trabajo en cadena. Dicha sala la hemos organizado en cuatro secciones separadas físicamente pero contiguas (hematología, microbiología/sección de orinas, bioquímica/ inmunología y anatomía patológica).

* Una zona para almacén, contigua al área analítica, dispone de una zona de almacenaje a temperatura ambiente (para material fungible) y una cámara fría con temperatura controlada entre 2 y 8 ºC para reactivos. La cámara, neveras y estufas empleadas en el laboratorio cuentan con sondas de temperatura y aquellas que los requieren con sistemas de alarma.

* Despachos de facultativos, con el espacio suficiente para constar de mesa de trabajo, archivo de información técnica y terminal informática que permite realizar el trabajo con un mínimo de rigor científico. Se han situado anexos al área analítica y cuentan con comunicación directa desde la secretaria, de este modo los pacientes que acuden a consulta, médicos, representantes de firmas comerciales etc. no entorpecen el proceso analítico.

Instalaciones

* Aire acondicionado, la instrumentación moderna requiere que la temperatura de trabajo no sobrepase los 25 ºC por ello en la zona analítica se ha dispuesto un sistema de aire acondicionado así como de radiadores para invierno. Es necesario tener en cuenta que su disposición en la zona analítica debe ser tal que su calor no interfiera con el funcionamiento de los aparatos.

* Mobiliario, el mueble del laboratorio debe ser modular, suelto e intercambiable capaz de soportar toda la circuitería de cables y conexiones. Nosotros hemos procurado diseñarlo de modo que el propio personal pueda intercambiar módulos de cajones por los de armario o viceversa o dejar huecos vacíos a conveniencia, también hemos comprobado que facilita las tareas de mantenimiento y limpieza.

* Energía eléctrica, es necesario asegurarse que la energía llega a todos los lugares necesarios, para ello hemos diseñado un circuito eléctrico con suficientes tomas situadas a media altura bien en las paredes (regletas) o bien en las poyatas. Se han dispuesto más tomas que las que actualmente son necesarias pensando en necesidades futuras. Las plataformas con la instalación eléctrica están situadas independientemente del cableado de la instalación informática.

* Iluminación, los puntos de luz, que consisten en líneas de tubos fluorescentes, además de suficientes (se evaluaron con antelación las necesidades) se han colocado sobre las líneas de poyatas, pues la iluminación central hace que el operario proyecte sombras sobre el lugar de trabajo. De este modo hemos suprimido una serie de flexos y lámparas adicionales que complicaban la instalación eléctrica disminuyendo el riesgo de cortocircuitos y el consumo de electricidad.

* Agua desionizada, es necesario contar con una fuente de estas características capaz de producir la cantidad requerida en el momento que se desee, con la calidad adecuada y a bajo coste.

Organización del trabajo

En los laboratorios actuales trabajan básicamente facultativos y técnicos.

Las tareas encomendadas a los facultativos han cambiado enormemente en los últimos años, así el analista ha pasado de ser la persona que realizaba las pruebas a centrase en proporcionar e interpretar la información del laboratorio para ayudar a resolver los problemas diagnósticos y el seguimiento de los tratamientos. Se encarga de integrar, gestionar y coordinar los recursos adecuando las determinaciones analíticas a la demanda.

Los técnicos tienen por tareas básicas realizar las determinaciones rutinarias, mantener operativos los aparatos y monitorizar los procedimientos de control de calidad.

Una adecuada organización del trabajo es fundamental para dar una atención de calidad. Debe de establecerse un circuito de autoridad, definiendo quien es el responsable de cada tarea y que persona o personas tiene a su cargo. Esta organización jerarquizada del laboratorio debe reflejar las relaciones formales y permite ver:

- la división del trabajo

- los puestos existentes dentro del laboratorio

y debe servir para:

- optimizar los recursos

- coordinar actividades

- facilitar la supervisión.

De este modo orgánicamente hemos fijado quien está en las diferentes áreas de trabajo y cual es su horario más adecuado en función de su tarea. Al mismo tiempo se ha permitido que cada persona organice "sus" tareas del modo que crea más conveniente para obtener los mejores rendimientos.

En los laboratorios clínicos se producen dos flujos fundamentales, el flujo de muestras y el flujo de información.

El flujo de muestras es el factor determinante en que debe basarse la organización del laboratorio pues el flujo de información puede realizarse por cables que conecten los diferentes sistemas informáticos. Debe hacerse mínimo el movimiento de las muestras y el del personal. De este modo las secciones con mayor carga, automáticos de bioquímica y recuentos de hematología, deben situarse cerca del área de recepción de muestras.

El flujo de muestras se produce en nuestro laboratorio por dos vías diferentes, el propio laboratorio y los centros concertados, estas dos vías fueron estudiadas exhaustivamente, pues se consideró prioritario conocer la carga de trabajo esperada y su división por secciones. Comprobamos que el flujo de muestras presenta las siguientes características:

* La forma de envío de muestras depende fundamentalmente de los lugares donde se realicen las extracciones. En el laboratorio y aunque el tiempo de muestreo trascurre durante todo el día, la mayoría de los pacientes acuden a primera hora de la mañana de modo que la mayoría están atendidos antes de las 11 horas, a partir de las 12:30 comienzan a llegar las muestras de los centros concertados, nosotros hemos previsto circuitos de recogida de modo que dichas muestras no lleguen al laboratorio más allá de las 13:30 horas.

* Recepción e identificación de los especímenes es el proceso por el cual se comprueba que coinciden las muestras con las peticiones y se rechaza las que estén mal obtenidas o recogidas en envases inadecuados. Nada más llegar los contenedores se sacan las muestras y se colocan en gradillas/bateas comprobando que coinciden las muestras con los volantes, se numeran y se señalan si las hay las incidencias, en caso necesario se comunica con el responsable del punto de extracción a fin de subsanar cualquier problema. Los impresos de solicitud se llevan a la zona de procesado de datos donde se introducen las peticiones en el sistema informático. Por experiencia sabemos que el "cuello de botella" más difícil de resolver es la trascripción de datos de los volantes al sistema informático.

A fin de no retrasar las tareas analíticas aquellas muestras que son tratadas siempre igual, hematimetría, coagulación y orinas se colocan en los analizadores aunque las peticiones no se hallan creado todavía en el sistema informático. Este proceso no puede hacerse con las determinaciones de bioquímica pues cada muestra tiene unas determinaciones definidas y es necesario crearlas previamente en el sistema.

* Preparación de los especímenes estas tareas siguen realizandose igual que hace años y no puede minimizarse en demasía el tiempo que en ellas se emplea.

Características del flujo de información:

* Formulario de solicitud analítica una parte esencial en la organización administrativa de un laboratorio es contar con un buen boletín de prescripción, ya que clarifica el trabajo en el laboratorio y facilita la labor del médico. En nuestro caso y al tratarse de un laboratorio privado y dado que cada compañía aseguradora/médico particular/policlínica etc. emplea un volante diferente en el cual suelen figurar escritas las peticiones es a veces un autentico arte descifrar lo que se ha solicitado.

* Informe de los resultados: el informe es el principal medio de comunicación del laboratorio con sus clientes, una vez asegurada su calidad metrológica hemos procurado que reúna una serie de características que resumimos a continuación:

Los resultados se emiten en un informe global, único y de fácil interpretación que evita al médico peticionario la confusión interpretativa que origina la información fraccionada.

En el informe figuran la identificación del laboratorio, dirección, teléfono, fax, e-mail; la identificación interna del análisis (su número o código que aparece en todas las páginas); la fecha y hora de obtención de la muestra; los datos del paciente (excepto peticiones de confidencialidad) y los de su médico.

En él aparecen todas las magnitudes medidas. En las pruebas funcionales figura la sustancia administrada, así como la vía, dosis y tiempos de la prueba. A continuación de las magnitudes se consignan los resultados con sus unidades de medida y los límites de referencia.

Por último la fecha de emisión y la identificación del facultativo responsable de su validación final. Esta validación se lleva a cabo a última hora de la tarde y es una tarea que consideramos esencial, pues aunque el número de rechazos es bajo sirve para corregir incongruencias, errores o defectos de forma que dañarían de manera apreciable la credibilidad del laboratorio de no ser subsanados.

* Tiempo de demora de resultados:

En nuestro laboratorio y para la mayoría de las determinaciones los resultados están listos a última hora de la tarde, excepto lógicamente las determinaciones urgentes que tienen prioridad y los resultados de microbiología y de anatomía patológica que requieren más tiempo. Esta previsión solo afecta a las determinaciones realizadas en el propio laboratorio, las determinaciones remitidas a otros laboratorios dependen del tiempo en que estos tarden en facilitar sus resultados.

Teniendo en cuenta todo lo anteriormente expuesto y para poder procesar altos volúmenes de muestras sin demoras innecesarias el laboratorio ha adoptado una agenda diaria, cuyo seguimiento asegura la armonía de todos los procesos y garantiza que estos se realicen siempre de la misma manera (vease la tabla I).

 

 

Política de personal

Es este un apartado al que siempre hemos dado una importancia capital, primero por que no se puede asegurar un trabajo de calidad si no se consigue una plantilla profesional altamente cualificada y segundo por que dicha plantilla debe compenetrarse y trabajar en equipo.

A la hora de organizar el trabajo siempre se han tenido en cuenta dos aspectos que hemos procurado compatibilizar:

Especialización, cuando una persona realiza un único trabajo de modo permanente se obtiene un mejor rendimiento pero resulta difícil reemplazarla, por ello la especialización debe compatibilizarse con la flexibilidad, toda organización de trabajo debe estar preparada para recibir cambios, incorporar nuevos equipos, técnicas etc. esto a su vez conduce a que el laboratorio debe mantener un plan de formación continuada que asegure que los conocimientos y habilidades no se queden obsoletos. Nosotros procuramos que al menos con periodicidad anual cada trabajador se auto evalúe a si mismo y a las labores que desempeña e indique las carencias que detecte para que puedan se atendidas en el plan del año siguiente.

Sistema informático

Los laboratorios clínicos generan diariamente una cantidad de información inmensa, por este motivo deben de dotarse de un sistema informático que permita la agilización del trabajo.

Conectando los diferentes analizadores al sistema informático del laboratorio (SIL) se consigue el envío de las determinaciones a realizar a cada muestra directamente desde el SIL al aparato así como el traslado de los resultados del analizador al ordenador central, concretamente tenemos "en línea" los analizadores de bioquímica general (2), inmunoquímica (3), hematimetría (2) y bioquímica de orinas (tiras). Este proceso agiliza la realización de los informes y elimina una de las mayores fuentes de error, la transcripción manual de resultados. Sin embargo la adopción de un SIL obliga a cumplir el orden preestablecido de flujo de trabajo, es decir la agenda diaria, solo de este modo podemos sacarle el mayor rendimiento posible al sistema. Existen en el mercado diversos programas que pueden cubrir desde pequeños laboratorios hasta las complejas estructuras de los grandes centros hospitalarios. Elegir uno u otro suele estar en función de la calidad y garantías que nos ofrezca el proveedor pero también de las necesidades que se pretenden cubrir, tanto ahora como en el futuro.

Nuestro laboratorio está gobernado por un sistema informático de gestión de laboratorios clínicos que se instala en una red compuesta básicamente por un servidor central y varios terminales. Además de las labores propias de la secretaria dichos terminales se emplean para que cada trabajador introduzca/valide los resultados del trabajo que realiza pues consideramos que se comenten menos errores si la persona que realiza el trabajo "pasa" los resultados que si lo hace un administrativo que esta menos familiarizado con la terminología propia de un laboratorio.

Una de las principales utilidades del SIL es la gestión del archivo histórico pues permite consultar de forma rápida el historial de los pacientes, conocer su evolución y tomar decisiones. Nosotros conservamos los resultados de los informes de los últimos doce meses en este sistema informático y en segundos puede accederse al historial de cualquier paciente.

Otra de sus grandes utilidades es que permite obtener fácilmente estadísticas de volumen de trabajo, clasificando por pacientes, compañías de seguros, muestras y su origen etc. Esta información es necesaria a la hora de planificar cambios de equipos, contratos y estrategias de futuro.

También es evidente que un fallo en el sistema paraliza en buena medida la actividad del laboratorio o cuanto menos la enlentece y dificulta. Por nuestra experiencia sabemos que es improbable un fallo de este tipo, pero aunque excepcional puede ocurrir y deben preveerse mecanismos que solucionen el problema creado. Consideramos necesario tener una copia de seguridad del SIL de modo que pueda volcarse en caso de necesidad a un servidor de repuesto, así como realizar copias de los archivos diarios e históricos.

Lógicamente al emplear un sistema de este tipo ya este o no conectado con el exterior es necesario emplear códigos de acceso al mismo, de modo que solo sea empleado por el personal autorizado para garantizar la confidencialidad de la información.

Control de la calidad analítica

En las tres últimas décadas el laboratorio clínico ha experimentado notables cambios. La década de los 70 es la de las técnicas manuales, la de los 80 la de la automatización y la de los 90 la de la informatización. De igual modo las fuentes de error se han ido desplazando, en la década de los procedimientos manuales hasta un 50 % de los errores se producían durante la fase analítico-instrumental, estos errores se corrigieron en buena medida con la automatización. Finalmente la informatización ha corregido la mayor parte de los errores postanalíticos. No obstante, que se hallan minimizado no quiere decir que no puedan existir, por ello una buena política de calidad debe abarcar todas las actividades y procesos del laboratorio. En efecto, ya no es suficiente con garantizar que se generan resultados que se ajustan a los requisitos de imprecisión e inexactitud sino que debe garantizarse de un modo global la calidad de todos los procesos del laboratorio.

Para ello hemos diseñado un plan de calidad que se revisa cada año, viendo lo que se ha cumplido y lo que no del año anterior. Puesto que se pueden producir vários tipos de errores en cada uno de los estadios del proceso, hemos establecido, para cada uno de dichos pasos, sus propios indicadores de calidad y los requisitos que deben ser satisfechos.

Vázquez y cols proponen un buen modelo de división que nosotros hemos seguido en parte.

Etapa extralaboratorio:

Comprende todas las acciones que tienen lugar fuera del laboratorio y que pueden variar de una entidad a otra.

Fase preliminar, desde que se origina la petición hasta que el paciente o la muestra entran en el laboratorio.

Fase postemisión de informe, desde que el laboratorio emite un informe y se envía a través de cualquier tipo de correo al médico solicitante.

Hemos constatado que hasta un 75 % del tiempo que tarda en "hacerse un análisis" es achacable a estas dos etapas. La responsabilidad del laboratorio en estas fases consiste en elaborar y facilitar a las unidades peticionarias el manual de toma y envio de muestras, con las normas de preparación de pacientes, condiciones de extracción, etiquetado, conservación y transporte de muestras. Colaborar en la organización de los circuitos de transporte, revisando y analizando de forma periódica la incidencia en la recepción de muestras, tanto a nivel de adecuación de muestras a las peticiones como en la calidad y estado de los propios especímenes.

Nosotros llevamos a cabo auditorias periódicas de la fase extralaboratorio en las que revisamos: cumplimiento del horario de recepción según el origen, adecuación de las muestras a las peticiones, características de calidad y cantidad de las muestras, adecuación de pruebas al posible diagnóstico y cumplimentación adecuada de los volantes.

Esta etapa es fácil de controlar cuando el muestreo ocurre en el propio laboratorio, pero en nuestro caso la mayor parte de las muestras provienen de centros externos. Esto nos obliga a mantener una vía de contacto permanente con ellos, una vez establecidas dichas vías de comunicación hemos comprobado que la mayoría de las consultas que plantean atañen básicamente a la toma de muestras por lo que se ha establecido que el ATS del laboratorio se encargue de coordinar las necesidades que dichos centros plantean.

Etapa intralaboratorio:

Fase preinstrumental:

Preparación de las muestras.

Interferencias endógenas como hemólisis y lipemia deben de ser anotadas, así como los accidentes, rotura de tubos etc.

Fase analítica:

Inicialmente elaboramos un catálogo de prestaciones donde figuran todas las pruebas o determinaciones efectuadas en el laboratorio, especificando en cada una el tipo, soporte, cantidad y conservación de la muestra, técnica, plazo de entrega e interpretación de los resultados. Este catálogo se ha mostrado como una herramienta fundamental de la gestión, y a partir de él se ha elaborado el:

Plan de control interno de calidad de periodicidad diaria, que se ejecuta a primera hora de la mañana con la puesta a punto de los aparatos. En él figuran todos los aparatos/técnicas a controlar y la manera de realizar dichos controles. Este plan de control interno se reevalua al acabar el año y se modifica, si procede, con vistas al siguiente año.

Lógicamente también seguimos un plan de control externo de calidad, en el que se incluyen las determinaciones más básicas de bioquímica, hematología y microbiología.

Estos controles tienen por misión garantizar la credibilidad del laboratorio.

Fase postanalítica:

Todo resultado obtenido pase por dos fases de validación antes de ser informado. Una primera validación es la validación técnica y se efectúa cuando los analizadores obtienen los resultados. La validación técnica es efectuada por un facultativo o en ausencia de este por un técnico; una segunda validación es la validación fisiopatológica y se efectúa cuando el facultativo evalúa el informe global y decide sobre su emisión o rechazo. Para ello tenemos en cuenta los siguientes puntos: concordancia con el diagnóstico, motivo de consulta o síntoma guía, congruencia con otros resultados del mismo informe, concordancia con los resultados históricos del paciente, concordancia con los datos demográficos y procedencia.

De esta fase valoramos: el cumplimiento de los tiempos de respuesta, el número de comentarios aislados a pruebas aisladas y el número de contactos realizados por dudas o reclamaciones de los médicos peticionarios.

Seguridad y eliminación de residuos

El trabajo en cualquier laboratorio entraña un cierto riesgo (incendio, cortes, pinchazos, riesgo de infecciones, salpicaduras por productos corrosivos etc.). Todo laboratorio debe elaborar un manual de seguridad en donde figuren los riesgos de cada tarea y las medidas de seguridad que deben mantenerse. Es necesario que todo trabajador conozca los riesgos que entraña su actividad, siendo responsabilidad del director del laboratorio el informar y velar para que se cumplan las normas previamente establecidas.

La actividad del laboratorio inevitablemente genera residuos peligrosos. La legislación vigente obliga a una gestión adecuada de los mismos. El laboratorio debe separar y concertar con empresas especializadas y certificadas por las autoridades competentes la retirada y destrucción de dichos materiales.

Gestión administrativa

La gestión administrativa es una actividad fundamental en la que nosotros incluimos la gestión del almacén, la gestión de las compras, la gestión de los archivos y la gestión financiera.

Almacén: el SIL debe disponer de un programa para el control del almacén (reactivos y material fungible), donde deben registrarse las entradas y salidas y conocer en todo momento cual es el stock disponible. Debe vigilarse con cuidado el movimiento del almacén con objeto de que no caduquen los reactivos lo que acarrearia la consiguiente perdida económica y de que no falte material fungible.

Compras y subcontrataciones: es fundamental para un buen rendimiento una adecuada gestión de las compras. Es fácil caer en la tentación de comprar el reactivo/material más barato, sin embargo no se puede garantizar una buena calidad si partimos de materiales sospechosos. Todo laboratorio y en base a la relación calidad/precio/servicio debe procurarse una lista de proveedores aprobados. La forma que nosotros usamos para evaluar a dichos proveedores es un análisis histórico, se anotan en una ficha las no conformidades detectadas en sus envíos y servicios, lógicamente al finalizar cada año deben de reevaluarse para mantenerlos, añadirlos o darlos de baja.

También es importante realizar los pedidos con sumo cuidado, comprobando las existencias y procurando mantener unas reservas mínimas que permitan hacer frente a un aumento imprevisto del trabajo. A la hora de gestionarlos (nosotros lo hacemos por correo electrónico, fax y ocasionalmente por teléfono) es importante consignar adecuadamente el nombre, presentación y referencia del producto, así como guardar nota de lo que se ha pedido, la fecha en que se pidió y a quien, lo cual es fundamental a la hora de reclamar pedidos retrasados o mal enviados.

Gestión de archivos: además del catálogo de prestaciones el laboratorio dispone de un manual general de normas y procedimientos técnicos de análisis. De este modo está definido el modo de procesar cada muestra (tipo, como se prepara...), las determinaciones que realiza el laboratorio (en que aparatos o con que medios) y los resultados (como se entregan e informan).

Así mismo llevamos al día un historial del mantenimiento preventivo y/o corrector de cada aparato, así como del número y fechas de las calibraciones y controles efectuados.

Medición de los costes: al menos con periodicidad anual realizamos balances económicos, análisis de costes y cálculos de rendimientos. Es fundamental conocer el coste de cada una de las pruebas con objeto de conocer los niveles de productividad del laboratorio.

Básicamente los costes económicos que tenemos en cuenta son los siguientes:

COSTES DIRECTOS: generados por el laboratorio, incluyen:

costes fijos: costes de personal, amortizaciones, alquileres, impuestos, seguros etc.

costes variables: reactivos, material fungible, agua, electricidad, teléfonos, correos, publicidad, transportes, laboratorios externos, inversión en tecnología y formación continuada, en reparaciones y mantenimientos de equipos etc.

COSTES INDIRECTOS: Son los costes generados por actividades de administración , dirección y gestión empresarial.

Conclusiones

La implantación de un sistema de calidad total requiere un profundo cambio en la organización funcional de los laboratorios clínicos pero conlleva una serie de ventajas:

Es el mejor indicador de la eficacia de un laboratorio y constituye una solida defensa frente a posibles reclamaciones.

Creemos haber conseguido una mayor satisfacción tanto de los clientes como del personal.

Hemos logrado también una apreciable reducción de los costes variables y mejorado la imagen y la competitividad del laboratorio.

La implantación de una organización de este tipo es un proceso que debe contemplarse a largo plazo y que puede estructurarse en tres niveles:

1º Fase. Concienciar al personal de que es necesario el trabajo en equipo centrando sus esfuerzos en ofrecer un servicio de calidad.

2º Fase. Implantación de los programas necesarios para la gestión de la calidad. Es necesario identificar los puntos clave a controlar, cada laboratorio posee características especiales y en base a ellas debe establecer sus mecanismos de actuación.

3º Fase. La calidad se convierte en una forma normal de actuación.

La organización funcional que hemos descrito en este trabajo ha demostrado su eficacia durante tres años y su efectividad se ha comprobado por:

El escaso numero de días que no se ha cumplido la agenda diaria, días en los que por fallo informático o de algún analizador se han producido retrasos.

Escaso número de errores que han trascendido fuera del laboratorio.

Grado de satisfacción de la propia plantilla.

 

Bibliografía

I. Vázquez, A. Pérez y I. Arjona. Calidad extranalitica. Rev Diagn Biol 1998; 47 : 267-274.         [ Links ]

David Burnett. Acreditación del laboratorio clínico. Editorial Reverte S.A. Barcelona 1998.        [ Links ]