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Farmacia Hospitalaria

versión On-line ISSN 2171-8695versión impresa ISSN 1130-6343

Farm Hosp. vol.41 no.4 Toledo jul./ago. 2017

https://dx.doi.org/10.7399/fh.2017.41.4.10698 

Originales Breves

Indicadores de calidad de tecnologías aplicadas a la farmacia hospitalaria

Eva Negro Vega1  , Ana María Álvarez Díaz2  , María Queralt Gorgas-Torner3  , Carmen Encinas Barrios4  , Amelia de la Rubia Nieto5 

1Pharmacy Unit, Hospital Universitario de Getafe, Madrid. España

2Pharmacy Unit, Hospital Universitario Ramón y Cajal, Madrid. España

3Pharmacy Unit, Corporació Sanitària Parc Taulí de Sabadell, Barcelona. España

4Pharmacy Unit, Hospital General de Ciudad Real, Ciudad Real. España

5Pharmacy Unit, Hospital Universitario Virgen de la Arrixaca, Murcia. España

Aportación a la literatura científica

Se considera relevante la publicación de este panel de indicadores debido a la falta de indicadores validados publicados sobre unas tecnologías que se han implantado en muchos Servicios de Farmacia Hospitalaria españoles con el fin de mejorar la seguridad del paciente.

Se han definido indicadores de estructura, proceso-funcionamiento y resultado que contribuyen a la seguridad del uso de sistemas automatizados de actividades logísticas como almacenamiento, dispensación y elaboración de medicamentos.

La monitorización continua de los indicadores permitirá conocer la eficacia de las nuevas tecnologías y permitirá identificar errores latentes o fallos del sistema con riesgo para la seguridad del paciente evitando que se sistematicen.

Introducción

El avance de las tecnologías aplicadas al ámbito sanitario ha permitido desarrollar sistemas que permiten mejorar la calidad, seguridad y eficiencia de los procesos, incluidos los relacionados con el uso de medicamentos1.

La intensa actividad logística de los Servicios de Farmacia Hospitalaria, ha promovido la modernización de los recursos técnicos y los procesos incorporando tecnología en actividades tradicionalmente manuales. Así según muestran los resultados de una encuesta, la implantación de Nuevas Tecnologías en España va dirigida fundamentalmente a los sistemas de gestión, prescripción y dispensación de medicamentos2,3.

La Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria, al igual que otras organizaciones nacionales e internacionales han creado grupos de trabajo específicos para esta materia. El grupo TECNO, creado en octubre de 2004, a lo largo de su trayectoria y fiel a su misión, ha elaborado documentos de apoyo dirigidos al desarrollo de criterios y prácticas efectivas para la aplicación de las tecnologías en el uso seguro de los medicamentos, como parte del cuidado integral del paciente. La línea 3 de su plan estratégico 2013-2017, CALIDAD, establece como objetivo operativo: “Definir indicadores de la calidad en el uso de nuevas tecnologías”4.

Ya en 2010 con la publicación de un editorial sobre el papel del farmacéutico de hospital en las nuevas tecnologías en el sector sanitario se habían definido las funciones del farmacéutico en el ámbito de la selección y evaluación de tecnologías, implantación, evaluación de resultados, docencia, formación e investigación. Estas actividades incluyen establecer indicadores para asegurar la calidad y eficiencia de los procesos y su monitorización y seguimiento. El editorial incluye también entre los conocimientos y habilidades del farmacéutico responsable métodos de evaluación de la calidad y orientación a resultados y calidad1.

La seguridad del paciente, como fin último de este desarrollo tecnológico que permite optimizar procesos complejos, es un componente crítico de la calidad asistencial. La responsabilidad de los eventos adversos se atribuye a deficiencias del sistema, de la organización y su funcionamiento más que a los individuos que participan en el mismo. Por lo tanto es necesario conocer los errores que puede conllevar la implantación de las tecnologías en los Servicios de Farmacia (SF)5.

La variabilidad de actividades y personas implicadas, así como las condiciones en que se realizan dichas actividades suponen un riesgo evidente que hay que conocer y analizar. La incorporación de tecnología no elimina los errores, muchas veces los sustituye por otros que se sistematizan, por lo que se deben incorporar criterios de calidad en la planificación de su incorporación y evaluación posterior de su funcionamiento. Los análisis causa-raíz y análisis modal de fallos y efectos (AMFE) son herramientas que han sido utilizadas con este fin en la evaluación de procesos relacionados con medicamentos para identificar los posibles errores y sus causas. Aunque existen pocas publicaciones al respecto con resultados muy variables en función de la metodología empleada y por lo tanto difícilmente comparables, la mayoría de los artículos publicados sobre seguridad de medicamentos se centran en errores de dispensación5,6,7.

El ámbito del almacenamiento y la dispensación representan el mayor porcentaje de la producción de un SF medida en Unidades Relativas de Valor (URV) y es precisamente en estas actividades donde la tecnología está teniendo un mayor impacto. Los sistemas semiautomatizados de almacenamiento y dispensación, carruseles horizontales y/o verticales, han supuesto un gran avance en la logística hospitalaria rentabilizando al máximo los recursos empleados en la gestión del medicamento, pero conviene hacer un seguimiento de la calidad de los procesos en los que intervienen para garantizar el mínimo número de errores3.

Los errores de dispensación han sido cuantificados en distintos estudios y a lo largo de los años como los más frecuentes con tasas entre el 2 y el 31% en el modelo de dispensación por stock. La incorporación de tecnologías en esta actividad ya ha demostrado reducirlas hasta valores del 1,7-8% tras la incorporación de sistemas semiautomatizados a la dispensación por stock. Estos estudios no sólo valoran el número de errores sino que identifican la etapa del proceso de dispensación dónde ocurren y los factores contribuyentes. Detectar estos errores mejora la calidad del servicio ofertado por el SF y permite establecer medidas preventivas y procedimientos de trabajo que permitan una dispensación más segura5,8,9,10.

En el caso concreto de los sistemas automatizados de dispensación (SAD) el grupo TECNO en colaboración con el ISMP-España, elaboró el documento “Recomendaciones para el uso seguro de los sistemas automatizados de dispensación”. En este documento, el procedimiento esencial 13 incluye la evaluación de los SAD en los programas de calidad y gestión de riesgos de los hospitales. Además de disponer de procedimientos, se recomienda evaluar y registrar los incidentes que ocurran para implantar mejoras, así como definir indicadores de calidad cuya monitorización continua garantice un funcionamiento y uso correcto de los SAD. Entre ellos: contenido del SAD, inventario, caducidades, procesos de llenado, preparación pedido o retirada de medicamentos7. Posteriormente TECNO y el ISMP-España analizaron la implantación de las prácticas seguras en la utilización de los sistemas automatizados de dispensación en base a este documento. El resultado de este análisis muestra que el grado de implantación de las prácticas recomendadas en el procedimiento esencial 13 es del 48% para los hospitales de tamaño intermedio (200-499 camas), del 54% en los hospitales con más de 500 camas y del 60% en los de menos de 200 camas con una media del 53% en el conjunto de hospitales, siendo una de las recomendaciones con valores porcentuales más bajos de las 14 que constituyen el documento11.

El objetivo de este trabajo es definir un catálogo de indicadores de calidad para evaluar el uso de las Tecnologías aplicadas a la Farmacia Hospitalaria.

Métodos

En septiembre de 2013 el grupo TECNO definió como objetivo en el marco del plan estratégico 2013-2017 elaborar un conjunto de indicadores para evaluar la calidad del uso de las tecnologías implantadas en los SF.

Se llevó a cabo un estudio basado en técnicas cualitativas de consenso en el que participaron como expertos los miembros del grupo TECNO.

Para la definición de indicadores se identificaron los procesos en los que se han incorporado tecnologías. Se solicitó a todos los miembros del grupo que aportaran los indicadores de calidad utilizados en sus centros. Además se realizó una búsqueda bibliográfica para identificar indicadores ya descritos en la literatura como base para la definición de los indicadores objetivo del trabajo3,5,7,12. Se cumplimentó una ficha técnica para cada indicador para garantizar la homogeneidad en la recogida e interpretación de los datos. En esta ficha se incluyó nombre del indicador, método de cálculo, fuente de datos, frecuencia de recogida y responsable entre otros (Tabla 1).

Se realizó una fase de validación del catálogo de indicadores definido para valorar la fiabilidad y factibilidad del cálculo de los indicadores diseñados. Se recogieron datos de hospitales con distintas características, tamaño, procedimientos de trabajo y soluciones comerciales implantadas.

Finalmente se estableció el valor estándar para cada indicador en base a los resultados obtenidos en un muestreo secuencial a lo largo de 3 meses.

Tabla 1 Ficha del indicador 

Resultados

Los procesos logísticos del SF que han incorporado tecnologías son: almacenamiento, dispensación y elaboración de medicamentos. Los sistemas mayoritariamente implementados son:

Sistemas semiautomatizados de dispensación horizontal (SSADH)

Sistemas semiautomatizados de dispensación vertical (SSADV)

Sistemas automatizados de dispensación (SAD)

Sistemas automatizados de dispensación para pacientes externos (SAD-PEX)

Sistemas de reenvasado de medicamentos

Sistemas de trazabilidad en la elaboración de medicamentos

Para cada uno se definieron indicadores de proceso y de resultado obteniendo una relación de 28 indicadores con sus correspondientes estándares (Tabla 2 y Tabla 2cont).

Tabla 2 Panel de indicadores de calidad de nuevas tecnologías en Farmacia Hospitalaria. 

SSADH: Sistema Semiautomatizado de Dispensación Horizontal.

SSADV: Sistema Semiautomatizado de Dispensación Vertical.

SAD: Sistema Automatizado de Dispensación

SADPEX: Sistema Automatizado de Dispensación en Pacientes Externos

Tabla 2 (cont.).. Notas del panel de indicadores. 

El cálculo de los estándares de calidad se realizó con los datos aportados por 5 hospitales del Grupo TECNO: Universitario Ramón y Cajal de Madrid, Universitario de Getafe de Madrid, Virgen de la Arrixaca de Murcia, General Universitario de Ciudad Real y Parc Taulí de Sabadell.

Discusión

Para la OMS, la mejor manera de adoptar soluciones para reducir los riesgos es pensar en términos de sistema, por lo que es fundamental que las organizaciones se impliquen en instaurar sistemas de garantía de calidad y definir criterios, objetivos y estándares.

Un indicador no es una medida directa de la calidad, sino una herramienta que nos permite valorar las actuaciones e indica qué aspectos requieren un análisis más profundo. Existen distintas definiciones de indicador. Según la JCAHO (Joint Commission on Acreditation of Healthcare Organizations): ”Medida cuantitativa que sirve para monitorizar y evaluar la calidad de aspectos importantes de la atención, organización, gestión. Señala dónde se puede estar produciendo una oportunidad de mejora de la calidad”13. La Norma UNE 66175, Sistemas de Gestión de la calidad. Guía para la implantación de sistemas de indicadore, los define como: “Datos o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un proceso o de una actividad”14.

Los indicadores son un instrumento cuya determinación a lo largo del tiempo permite la mejora de la calidad de los procesos. Disponer de un catálogo de indicadores facilita la gestión, el benchmarking y el aseguramiento de una calidad homogénea15.

La metodología para el desarrollo del catálogo se basó en técnicas cualitativas de consenso ya que no existen publicados indicadores validados de utilización de estas tecnologías. Este método de carácter participativo es ampliamente utilizado en el campo de la salud pública dada la necesidad de unificar criterios en áreas donde no es posible generar evidencia científica15,16.

Se consideran técnicas cualitativas: entrevistas abiertas, grupos de discusión, observación y observación participante. La investigación cualitativa recoge los discursos de los sujetos, para proceder luego a su interpretación sin insistir en la representación estadística de técnicas cuantitativas. Se requiere que los miembros del grupo elaborador tomen decisiones colectivas, basadas en acuerdos comunes. Para alcanzar este tipo de acuerdos y decisiones existen diferentes técnicas de consenso que pueden ayudar a hacerlo de forma organizada y sistemática.

Para garantizar la validez de un consenso resulta fundamental:

Establecer cuestiones a responder y objetivos concretos y específicos.

Seleccionar el grupo de expertos de manera que se garanticen aspectos como un número suficiente de miembros, experiencia, prestigio, interés por el tema, disponibilidad de tiempo e inexistencia de conflictos de interés.

Los escenarios deben ser elaborados metódicamente, siguiendo un proceso formal estructurado.

Estos indicadores han sido contrastados en la práctica diaria verificando que los SF disponen de los sistemas de información necesarios para permitir su monitorización. En los ítems, “SSADH: errores en la preparación de los pedidos” y “SSADV: errores en la preparación del llenado del carro” se definen 2 indicadores de características similares para permitir que cada hospital utilice el más viable en función de la tecnología disponible y su sistema de información.

El objetivo del grupo TECNO ha sido de máximos, intentar definir un gran número de indicadores para abarcar el mayor número de actividades y características de los procesos logísticos automatizados aunque evitando hacer una única definición o incluso dejando a criterio de cada centro algunos temas, conscientes de que la organización de cada SF y sus procedimientos de trabajo son distintos y no siempre es factible aplicar criterios comunes.

En el caso de los sistemas automatizados de dispensación para Pacientes Externos o los de trazabilidad en la elaboración, su escasa implantación en el momento actual en los SF dificulta obtener indicadores y más aún definir un estándar de calidad por lo que el catálogo deja abierta la definición de los tipos de error a monitorizar a cada servicio en función de sus intereses. Se considera necesario seguir en esta línea de trabajo a medida que se vayan implementando estas tecnologías y se incorporen otras como el uso de sistemas robotizados de dispensación.

Como limitación hay que señalar que el cálculo de los estándares se realizó con los datos recogidos en 5 hospitales del grupo. Sería necesario un estudio más amplio para verificarlos y por ello el grupo TECNO considera necesario desarrollar un proyecto multicéntrico con los SF que utilizan tecnologías para calcular sistemática y periódicamente estos indicadores y compartir los resultados. El aumento del tamaño muestral permitiría validar o recalcular los estándares en función de los resultados y así seguir avanzando en la mejora de la calidad.

El grupo TECNO con esta definición de indicadores da un paso más para garantizar la mejor utilización de las tecnologías disponibles. Si hasta ahora había definido las tecnologías y los requisitos que deben cumplir en términos de estructura, software, interfaces y prestaciones4, con la definición de este panel de indicadores cumple el objetivo de establecer una sistemática de evaluación continua que permita identificar errores latentes o fallos del sistema con riesgo para la seguridad del paciente evitando que se sistematicen. La definición de indicadores de calidad para tecnologías aplicadas a la Farmacia Hospitalaria y sus estándares es un proceso de mejora continua que contribuye al uso seguro de los medicamentos.

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Recibido: 04 de Noviembre de 2016; Aprobado: 19 de Febrero de 2017

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